I.Layout of Business English Letter
1. Letter Head
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.
Contoh Letter Head :
2. Date
Tanggal tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di Letter Head. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.
- English British
Model English British hari berada sebelum bulan dan tahun, letak tanggal bisa berada di pojok kiri atas.
Contoh :
17 August 1945
- American British
Model American British bulan berada sebelum hari dan tahun, dan sebelum tahun terdapat tanda koma. Letak tanggal terdapat pada pojok kiri atas.
Contoh :
August 17, 1945
3. Inside Address
Berisikan informasi nama perusahaan atau nama orang yang akan dituju.
Contoh Inside Address :
4. Subject
Berisi topik dari sebuah surat oleh penulis surat kepada pembaca surat. Fungsi subject yaitu untuk mempermudah pembaca surat tentang apa isi dari surat.
Contoh Subject :
Subject : Organizing A Business Letter
5. Salutation
Berisikan salam pembuka berbentuk penghormatan kepada pembaca surat.
- English British
Pada English British tidak menggunakan tanda baca, tetapi menggunakan tanda koma.
Contoh :
Dear Mr Smith,
- American British
American British menggunakan tanda baca
Contoh :
Dear Mr. Smith,
Contoh Salutation :
- Dear Sir, untuk seorang pria yang namanya anda tidak tahu
- Dear Sirs / Gentlemen, untuk perusahaan
- Dear Mr Smith, untuk orang yang nama yang Anda tahu tapi Anda tidak tahu dengan sangat baik
- Dear John, untuk orang yang Anda kenal baik
6. Body of Letter
Body of Letter berisikan inti dari sebuah surat yang dibuat oleh penulis kepada pembaca yang terbagi dalam beberapa paragraf. Paragraf pertama berisikan tentang pernyataan-pernyataan ramah, paragraf kedua berisikan informasi penting dalam surat, paragraf penutup berisikan suatu ajakan atau tindakan dari isi surat.
Contoh Body of Letter :
7. Complementary Close
Berisikan Salam penutup berbentuk kehormatan kepada pembaca surat.
- English British
1. Jika nama penerima surat ditulis pada salam pembuka maka menggunakan Sincerely.
2. Jika nama penerima surat tidak ditulis pada salam pembuka maka menggunakan Faithfully.
Contoh :
Sincerely,
Faithfully,
Yours Sincerely,
- American British
1. Jika nama penerima surat ditulis atau tidak pada salam pembuka maka digunakan Sincerely.
Contoh :
Sincerely,
Best Wishes,
Kind Regards,
Best Regards,
8. Signature
Berisikan Tanda tangan penulis surat
Contoh :
9. Enclosure
Jika anda ingin melampirkan dokumen, anda bisa daftar semua dokumen tertutup secara terpisah, anda dapat menulis dengan Enc. atau Encl di bawah blok tanda tangan.
Contoh :
- Enclosure
- Enc
10. Carbon Copy
Berisikan jika surat dikirim juga kepada selain penerima surat. Befungsi untuk memberikan pengetahuan apabila surat dikirimkan lebih dari satu orang, dengan cara memberikan tanda koma (,) sebagai pemisah antara penerima surat pertama dengan penerima surat yang lain
Contoh :
- cc : Faiz Prawira
- cc : Faiz Prawira, Bambang Pamungkas
II. Form And Style of Business English Letter
1. Full block Style
Full block style tidak ada indentasi paragraf, dan semua berada pada sisi kiri halaman. Letter Head, Date, Inside Address, Subject, Salutation, Body of Letter, Complementary Close, dan Signature berada di sisi kiri semua.
2. Semi-block Style
Semi-blok ditandai dengan bagian tertentu yang berada di sisi kiri halaman, Letter Head berada di tengah, Date dan signature berada di sisi kanan. Inside Address, Subject, Salutation, Enclosure berada di sisi kiri. Pada Body Of Letter berada di sisi kiri tetapi bergeser sedikit atau diberikan spasi ditiap paragrafnya.
3. Modified Block Style
Tidak ada indentasi paragraf, tetapi bagian dari surat akan diteruskan ke sebelah kanan halaman. Letter Head berada di tengah, Date dan signature berada di sisi kanan. Inside Address, Subject, Salutation, Body Of Letter, dan Enclosure berada di sisi kiri.
4. Indented Style
Pada Indented Style Letter head berada di tengah surat. Date, Complementary Close, dan Signature berada di sisi kanan surat. Inside Address, Subject, Salutation, Body Of Letter, dan Enclosure berada di sisi kiri surat, namun pada Inside Address dan Subject spasinya akan semakin ke kanan setiap barisnya, sehingga seperti berbentuk anak tangga.
5. Hanging Style
Pada Hanging Style, Letter Head berada di sisi tengah surat. Date, Complementary Close, dan Signature berada di sisi kanan surat. Sedangkan pada bagian Inside Address, Subject, dan Salutation berada di sisi kiri. Serta pada Body Of Letter berada di sisi kiri tetapi pada setiap paragraf baris kedua dan seterusnya diberikan spasi.
Referensi :
http://kessa-sensei.blogspot.com/2011/05/definisi-dan-jenis-jenis-surat.html
http://www.career-tools-hq.com/cover-letter-format.html
http://a69014.wordpress.com/page/2/
http://www.ego4u.com/en/cram-up/writing/cover-letter/layout?attachment
FAIZ PRAWIRA
4 KB 04
20108752
