materi manajemen proyek dan resiko

Manajemen Proyek dan Manajemen Resiko

Seiring dengan semakin pesatnya perkembangan terknologi infomasi khususnya komputer saat ini, dimana kita dihadapkan pada suatu kondisi yang mengharuskan kita untuk mengenal, mamahami dan menguasainya. (Diibaratkan kita masuk WC umum, meskipun tempatnya bau tapi kita harus di situ tempat membuangnya) mau tidak mau kita harus mengenalnya.
Namun bagitu ada suatu kondisi yang nyata di lingkungan pendidikan (sekolah), yaitu terdapatnya beberapa kekeliruan atau salah memberi materi pelajaran terhadap siswa khususnya siswa yang paling pertama mengenal pelajaran Komputer atau T I ( Teknologi Informasi) pada SD atau SMP, yaitu lemahnya materi dasar yang harus diterima siswa. Pada beberapa kasus dimana siswa SLTA (SMA atau SMK) seharusnya sudah mengerti tentang DOS ( Disk Operating System ) atau windows dasar, linux dasar atau office dasar (Word,Excel,Power Point dll), namun begitu ketika ditanyakan lagi (diulang) banyak bahkan tidak tahu, entah dimana letak kesalahanya? Namun setelah saya teliti kembali saya mempunyai beberapa kesimpulan diantaranya adalah :
1. Perlunya pendidik (guru) yang memiliki latar belakang minimal akademi komputer yang yang penulis sendiri alami di bekali dan dijejali ilmu-ilmu dasar tentang komputer sehingga dia pun manakala mendidik nanti akan pula memberikan terutama hal-hal dasar tentang komputer, ini penting sekali sebelum meneruskan ke tingkat lanjutan, sehingga apabila dasarnya kuat untuk menerima yang baru pun lebih mudah.
2. Banyaknya budaya instan saat ini, yaitu dengan banyak beredarnya software-software baru sehingga yang sebenarnya kurang penting diberikan, tapi tetap di berikan dengan tujuan lebih maju, atau untuk mempromosikan sekolah tertentu padahal tidak kena sasaran, yang berdampak siswa menerima materi pelajaran komputer tidak pernah maju atau asal saja.
3. Perlunya keseragaman pemberian materi pelajaran dasar dan menengah agar tidak salah sasaran, terutama yang akan diberikan untuk siswa SMK yang biasanya memasuki dunia kerja dengan siswa SMA yang sebagian besar melanjutkan ke Perguruan tinggi.
Dari 3 (tiga) kesimpulan di atas, saya berharap hal-hal insidentil tidak perlu terulang lagi di lapangan sehingga, kewajiban kita sebagai pendidik, menjadi bermanfaat bagi nasib anak bangsa apalagi booming Teknologi Informasi, sepertinya tengah dimulai, apabila awalnya sudah bengkok hasilnya pun bengkok, kita pun berdosa memberikan ilmu yang salah.

MANAJEMEN PROYEK

Arti dari Manajemen Proyek suatu ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengokoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan juga material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder.
Tujuan dari adanya manajemen proyek
Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.
A. Prilaku Kegiatan Proyek
Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.
Contoh-contoh Prilaku Kegiatan Proyek :
• Penelitian :
1. Sumber Daya Terbaharui
2. Jaringan Syaraf Tiruan
• Sipil/Konstruksi : Pembuatan Ware House
1. Jauh dari penduduk
2. Menurunkan temperatur ruangan
• Pertanian :
1. Irigasi
2. Pembangunan Pembangkit Tenaga Listrik
Ciri-ciri Manajemen Proyek
• Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
• Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
• Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
• Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
• Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya
Ciri-ciri dari prilaku kegiatan proyek :
1. Bertujuan menghasilakan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil kerja akhir.
2. Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.
3. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4. non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
BANYAK KENDALA YANG DI ALAMI DI MANAJEMEN PROYEK INI CONTONYA :
1. Besar Biaya (anggaran) yang diperlukan
2. Jadwal. Pembuatan proyek
3. Mutu yang harus dipenuhi.
Macam-macam Proyek dari Segi Pekerjaan :
1. Proyek Engineering – Konstruksi
2. Proyek Engineering – Manufaktur
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan
4. Proyek Pelayanan Manajemen
5. Proyek Kapital
Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :
1. Rencana Pemerintah
2. Permintaan Pasar
3. Dari dalam Perusahan yang bersangkutan
4. Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan
B. Proyek dan Manajemen Fungsional
Konsep Dan Pemikiran Manajemen.
Tiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek:
1. Manajemen Klasik atu manajemen fungsioanal (General Management)
2. Pemikiran Sistem
3. Pendekatan Contigency
1. Manajemen Klasik
Manajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.
Kriteria yang harus dipenuhi:
• Jasa TI
• Dokumentasi
• Prakualifikasi
• RKS
• Pemeriksaan Dokumen
2. Pemikiran Sistem
Adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas.
Wawasan Totalitas : Pengetahuan kita dari dasar hingga yang atas, suatu kegiatan proyek berdasarkan hasil dan pengalaman.
Metodelogi yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah :
1. Sistem Analis
2. Sistem Engineering
3. Sistem Manajemen
3. Pendekatan Contigency
Pendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kondisi yang berarti bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Konsep Manajemen yang ada :
“ Tidak ada satu manajemen yang menangani keseluruhan berbagai proyek tetapi tergantung situasi dan kondisi”.
• Planning
• Controling
• Staffing
• Organizing
Tidak semua konsep managemen dapat digunakan dalam proyek.
Masukkan pada manajemen proyek dan keterkaitannya dengan berbagai pemikiran manajemen dan disiplin ilmu.
Manajemen Klasik atau Fungsional
Manajemen : Sebuah proses yang terdiri :
• Merencanakan,
• Mengorganisir,
• Memimpin, dan
• Mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.
1. Merencanakan
Memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
2. Mengorganisir
Segala sesuatu yang berhubungan dengan bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.
3. Memimpin
Mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
4. Mengendalikan
Mengendalikan adalah menuntun, dalam arti memantau, mengkaji, dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.
5. Staffing
1. Sebagai salah satu fungsi manajemen
2. Bagian dari fungsi mengorganisir.
Prinsip Manajemen Klasik
3. Departementalisasi & Spesialisasi
4. Struktur Piramida
5. Otoritas dan Rantai Komando
6. Pengambilan Keputusan & Disiplin
7. Lini & Staf
8. Hubungan Atasan dan Bawahan
9. Arus Kegiatan Horizontal
10. Kriteria Keberhasilan & Tujuan Tunggal
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek memenuhi beberapa unsure contonya tata cara untuk menentukan waktu proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai
Resiko dari suatu pembuatan Proyek
Pengertian sari resiko adalah situasi yang belum tentu terjadi. Bila resiko terjadi, maka akan mengakibatkan kerugian dalam proyek. Kemungkinan (probabilitas) tejadinya resiko harus selalu lebih kecil dari 100%, karena bila pasti terjadi-nya, didefinisikan sebagai issue atau masalah. Cara menangani issue atau masalah berbeda dengan menangani resiko. Resiko juga harus memiliki kemungkinan untuk terjadi, atau probabilitas > 0%. Jika probabilitasnya 0%, maka situasi itu bukan termasuk resiko.
Empat tahap dalam mengelola resiko yaitu :
1. Identifikasi
2. Kuantifikasi
3. Penanggulangan
4. Pemantauan dan Pengendalian
Empat strategi dalam menanggulangi resiko, antaralain :
* M enghindari resiko
* Mentransfer resiko lain
* Mengurangi resiko
* Menerima resiko

Materi Manajemen Resiko

Apa itu Resiko???
Resiko atau risk, memiliki berbagai pengertian. Risiko bisa dikaitkan dengan kemungkinan kejadian atau keadaan yang mengancam benda atau seseorang dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Resiko berhubungan dengan ketidakpastian ini terjadi oleh karena kurang atau tidak tersedianya cukup informasi tentang apa yang akan terjadi.

Contoh Resiko dari beberapa definisi lain yang di kemukakan oleh Vaughan (1978) adalah :

· Risk is the chance of loss (Risiko adalah kans kerugian).
Chance of loss berhubungan dengan suatu exposure (keterbukaan) terhadap kemungkinan kerugian. Dalam ilmu statistik, chance dipergunakan untuk menunjukkan tingkat probabilitas akan munculnya situasi tertentu.

· Risk is the possibility of loss (Risiko adalah kemungkinan kerugian).
Istilah possibility berarti bahwa probabilitas sesuatu peristiwa berada diantara nol dan satu. Namun, definisi ini kurang cocok dipakai dalam analisis secara kuantitatif.

· Risk is uncertainty (Resiko adalah ketidakpastian).
Uncertainty dapat bersifat subjective dan objective. Subjective uncertainty merupakan penilaian individu terhadap situasi risiko yang didasarkan pada pengetahuan dan sikap individu yang bersangkutan.

· Risk is the dispersion of actual from expected results (Risiko merupakan penyebaran hasil aktual dari hasil yang diharapkan).
Ahli statistik mendefinisikan resiko sebagai derajat penyimpangan sesuatu nilai disekitar suatu posisi sentral atau di sekitar titik rata-rata.

· Risk is the probability of any outcome different from the one expected (Resiko adalah probabilitas sesuatu outcome berbeda dengan outcome yang diharapkan). Menurut definisi di atas, risiko bukan probabilita dari suatu kejadian tunggal, tetapi probabilita dari beberapa outcome yang berbeda dari yang diharapkan.

Risiko dapat muncul pada pelayanan, kinerja, dan reputasi dari institusi yang bersangkutan. Risiko yang terjadi dapat disebabkan oleh berbagai faktor antara lain factor kejadian alam, operasional, manusia, politik, teknologi, keuangan, hukum, dan manajemen dari organisasi.

Munculnya Resiko itu terjadi dari faktor yang merugikan dan dapat berasal dari risiko lainnya, serta disebabkan oleh berbagai faktor. Resiko diyakini tidak dapat dihindari tetapi Resiko dapat dikurangi dan bahkan dihilangkan melalui manajemen risiko. Peran dari manajemen risiko inilah yang diharapkan dapat mengantisipasi lingkungan cepat berubah.