Definisi: Sebuah surat permintaan, juga dikenal sebagai surat calon atau surat yang menarik, akan dikirim ke perusahaan-perusahaan.
Surat permintaan adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta informasi tentang produk yang ditawarkan. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, serta jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara tertulis. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin diketahui pembeli, pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan:
1. nama dan jenis barang;
2. ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
3. harga satuannya.
4. Potongan;
5. cara pembayarannya;
6. cara penyerahan, dan
7. kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain
Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.
Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;
Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.
Inquiry Letter :
Reply Inquiry Letter :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar